Wird Corona künftige Vergabeverfahren in der Schulverpflegung beeinflussen?

Uwe Thiele, Berater für Verpflegungsmanagement bei der S&F-Gruppe und Spezialist rund um Ausschreibungen, hat uns ein Update zur Ausschreibung von Schulverpflegung gegeben:

Herr Thiele, viele Eltern und auch Kommunen wünschen sich frisch aus regionalen Zutaten vor Ort gekochtes Schulessen. Wie sollte man bei der Ausschreibung vorgehen, wenn man solch konkrete Ziele anvisiert, ohne in Hinblick auf Wettbewerbsbeschränkung angefochten zu werden?

Die Bevorzugung von regionalen Unternehmen ist nicht so einfach umsetzbar, wie gemeinhin angenommen wird. Denn grundsätzlich sind alle Teilnehmer an einem Vergabeverfahren gleich zu behandeln und kein Bieter darf aufgrund seiner Herkunft diskriminiert werden. Zudem impliziert ein Kriterium „Regionalität“ das Vorhandensein von „regionalen Märkten“, von denen die Leistung ausschließlich bezogen wird. Diese gibt es vergaberechtlich nicht, da dies einen Widerspruch zum freien europäischen Binnenmarkt der Mitgliedstaaten der Europäischen Union darstellen würde. Hier müssen andere Kriterien gefunden werden, die die Qualität erhöhen und keine Unternehmen unbegründet diskriminieren.

Die Forderung nach der Nutzung einer zur Verfügung gestellten und ausgestatten Küche am Standort ist in der Regel problemarm. Fordert man nun zusätzlich eine Frischeküche mit einem begrenzten Einzugsgebiet der Rohware, kann man so eine gewisse Regionalität berücksichtigen.

Ziel sollte immer sein, dass jeder Bieter grundsätzlich die gleichen Chancen hat, unabhängig vom Firmensitz.

Wie sieht es mit der Vorgabe eines sehr hohen Anteils ökologisch erzeugter Lebensmittel – womöglich noch regionalen Ursprungs – aus? Oft können die Mengen von Schulverpflegern auf die Schnelle gar nicht (regional) herangeschafft werden…

Unserer Erfahrung nach ist für ökologisch erzeugte Lebensmittel das Lieferantennetzwerk (noch) sehr dünn und lückenhaft. Daher ist häufig zu beobachten, dass sich bei einem hohen Anteil an Bio-Produkten auch die Vorbestellfristen verlängern, da die Dienstleister nicht so schnell auf Veränderungen der Warenmenge reagieren können.

Vollwertige Alternativen zu Bio-Produkten sind bis jetzt noch nicht in der Massenproduktion etabliert. Jedoch gibt es ein paar Aspekte, die mit oder auch losgelöst von Bio-Siegeln gefordert werden können. Beispielsweise die Forderungen nach Saisonalität bei pflanzlichen Lebensmitteln und Vorgaben zum Tierwohl bei tierischen Lebensmitteln wie das Verbot von übermäßigen Lebendtransporten.

In fünf Bundesländern sind die DGE-Qualitätsstandards für Kita-/Schulverpflegung inzwischen verpflichtend. Was bedeutet das für Ausschreibungen, was für überregionale Bieter?

Die DGE-Qualitätsstandards sind auch ohne Verpflichtung ein bereits deutschlandweit gut etabliertes Instrument und werden von vielen Schulen schon gefordert. Für die meisten Dienstleister werden die Anforderungen wohl keine merklichen Veränderungen mit sich bringen.

Jedoch sollten die Vergabestellen die einzelnen Anforderungen der DGE-Qualitätsstandards prüfen und bei Bedarf konkretisieren, da einzelne Empfehlungen interpretierbar und somit nicht vergabekonform sein können.

Wie wird Corona Ihrer Einschätzung nach künftige Vergabeverfahren beeinflussen, vielleicht auch mangels solventer Anbieter? Werden Anforderungen evtl. sinken?

Die Pandemie ist für die meisten Schulcaterer ein herber und teils existenzgefährdender Schlag, der nicht oder nur unzureichend einkalkuliert war.

Auch wenn die Existenzbedrohung allgemein bekannt ist, stellen wir dennoch fest, dass die Anforderungen und die Risikoübertragung auf die Dienstleister eher zunimmt. Hierfür würden wir uns wünschen, dass die öffentlichen Auftraggeber eine vertrauensvolle Partnerschaft anstreben und ein wenig auf ihren Vertragspartner zugehen. Denn nur ein gesundes Unternehmen kann auch Spitzenleistung erbringen.

Laut Leistungsverzeichnis sind manche Caterer aktuell verpflichtet, z. B. eine gewisse Vielfalt am Salatbuffet vorzuhalten – was aus hygienischen und/oder zeitlichen Gründen eng getakteter Ausgabeslots nicht möglich ist. Wie kann man dem Dilemma begegnen?

Für das Beispiel Salatbuffet sehen wir es als unglücklich an, auf der Vertragsleistung zu bestehen, wenn die Schüler dieses Angebot nicht oder nur unter Einschränkung nutzen können und dies zudem den aktuellen gesetzlichen Vorschriften widerspricht. Hierfür empfehlen wir mit dem Dienstleister zu sprechen und gleichwertige Alternativen wie konfektionierte Salatteller anzubieten.

Oft fehlt den ausschreibenden Behörden das Verständnis für die Praxis eines Schulcaterers und das, was wirtschaftlich machbar ist. Folglich täte ein Caterer in einem beratenden Fachgremium Not – könnte so aber „disqualifiziert“ werden? Wie findet man dennoch zu einer Win-win Situation?

Vergaberechtlich ist die Einbindung von Unternehmen in den Erstellungsprozess der Unterlagen durchaus möglich und für einen fachlichen Input auch förderlich. Die ausschreibende Stelle muss hierbei nur darauf achten, dass die für die späteren Angebote relevanten Informationen, welche das involvierte Unternehmen erhalten hat, in der Ausschreibung uneingeschränkt allen potenziellen Bietern zur Verfügung gestellt werden. Dies ist nicht immer ganz einfach. Eine weniger kritische Möglichkeit ist ein auf Ausschreibung von Schulcatering spezialisiertes Beratungsunternehmen hinzuzuziehen.

Herzlichen Dank für das Gespräch!

Grundziel Vergaberecht

Dass das Vergaberecht auf eine möglichst günstige Beschaffung abzielt, ist ein verbreitetes Missverständnis bei Bietern und auch bei einigen Auftraggebern. Das trifft es jedoch nicht genau. Grundziel des Vergaberechts sowie der deutschen Umsetzung ist es, die erhebliche Kaufkraft von Trägern öffentlicher Gewalt und privater Unternehmen auf einen fairen und diskriminierungsfreien Wettbewerb zu verwenden. Erst in Verbindung mit der Verpflichtung, sparsam mit öffentlichen Mitteln umzugehen bzw. dem Wunsch der Privatwirtschaft nach Kostenoptimierung entsteht das eigentliche „wirtschaftlichste Angebot“ jeder Ausschreibung. Dies verhindert zudem, dass Korruption und Vetternwirtschaft den freien europäischen Wettbewerb behindern.

Unser Experte

Uwe Thiele arbeitet als Berater für Verpflegungsmanagement für die S&F-Gruppe. Die ersten Erfahrungen mit Ausschreibungen von Lebensmitteln und Küchentechnik sammelte er als Küchenleiter bei der Bundeswehr und später im öffentlichen Dienst an einem Bildungszentrum. Intensiv beschäftigt er sich mit Vergabeverfahren von Verpflegungsdienstleistungen aller Art im öffentlichen sowie im privatrechtlichen Bereich seit 2015. Dank des breiten Know-hows der S&F-Gruppe erhalten die Mandanten fachliche Unterstützung weit über die reine Ausschreibungsbegleitung hinaus.

Warum empfiehlt es sich, bei interessanten Ausschreibungen trotzdem formlos abzusagen aber Interesse zu bekunden, auch wenn man nicht alle Kriterien erfüllen kann? Wie kann man in einer Ausschreibung die Bewertung verschiedener Speisenanbieter standardisieren, um sie besser zu vergleichen?

Die Antworten finden Sie im Fachbeitrag von Uwe Thiele in Schulverpflegung 1-2/2021, S. 20.

Quelle: gastroinfoportal, Claudia Kirchner / Redaktion Schulverpflegung